你的企業是否資訊超載？
我們身處在一個資訊泛濫的年代。
隨著電腦科技的發展，軟件系統的能力、以及儲存容量的提升，大型的電腦系統令收集及儲存各項資料變得容易。由於「資訊愈來，決策便愈好」的道理，企業便將各種各樣的資料儲存及分類。
在這個資料的汪洋中，企業的管理效能、靈活性、決策能力及競爭力是否有所提升？
很多企業都有資訊超載的毛病，（不同級別的）管理人每天面對形形色色的報告，資料一大堆，不但未能清晰思路，反而令決策愈來愈難。
要評估你的企業是否資訊超載，有下列的簡單的方法：
從整體上看
先統計一下吧。
你的企業有多少「現存而且活躍」的資料報告（書面或電子形式）？資料來源方面：如果你的企業資訊是以大型的電腦系統（例如ERP系統）及骨幹的話，資料科技部（或電腦部）應能給你總體資料。另外，你亦要向各個別部門了解現存有多少報告。
然後將現存的報告數目，除以管理級人員的總數（視乎你的企業情況，這個數目可能包括前線管理人員），得出資訊負荷指數：
資訊負荷指數 ＝ 現存的報告數目／理級人員的總數
假如你的企業現有3000份不同的報告，有200名管理人，那麼，資訊負荷指數便是15。即平均每一位管理人會收到15份報告，你說這是高還是低？
這個指標沒有一個甚麼理想水平，但可以幫助我們反思一下。
要改善便要從各報告的實用性及必需性著眼。
在自己的崗位上看
每位管理人列出所有日常收到、要審閱、及應用的報告（不論是書面或電子形式），如果你發覺你自己也不能列出所有報告，那大概已出了問題！（註：也可能是你的工作能力出了問題 :p）
為每一項評估一下，將其分類為（１）工作上必需；（２）間中應用；或（３）日常不會應用的，並在每一項旁邊標記好（１、２或３）
重新檢閱一次，評估每一項的覆雜性：（ａ）合用－資料已總結分析，能即時應用；（ｂ）半合用－需要對報告的結果再作出整理，才能應用；或（ｃ）原始資料－未曾作出分析，要自行整理，才能應用。並將分類字母標於項目旁
然後，數一下每一分類（即１ａ、２ｃ等）的數目，將你的結果用下列表格形式列出：
（假如你有３份報收到的報告是「必需」而且「半合用」的，那麼在１ｂ格的數目便是３。）
製作完成，便可以評估一下你所收到的資料是否能助你快速及有效地管理。最理想的，是１ａ區佔多，其餘集中在左上方的幾格；最壞的是集中在左下方１ｃ區。
那可以怎麼做？
可以考慮下列的行動模式。
不要輕視這個課題，很多管理人每天埋頭在文件報告堆中，工作效率低，決策不靈，亦根本沒有細心想過改善這個情況。
資訊應當是管理的助力，若果變成負擔，是否又成了本末倒置？
隨著電腦科技的發展，軟件系統的能力、以及儲存容量的提升，大型的電腦系統令收集及儲存各項資料變得容易。由於「資訊愈來，決策便愈好」的道理，企業便將各種各樣的資料儲存及分類。
在這個資料的汪洋中，企業的管理效能、靈活性、決策能力及競爭力是否有所提升？
很多企業都有資訊超載的毛病，（不同級別的）管理人每天面對形形色色的報告，資料一大堆，不但未能清晰思路，反而令決策愈來愈難。
要評估你的企業是否資訊超載，有下列的簡單的方法：
從整體上看
先統計一下吧。
你的企業有多少「現存而且活躍」的資料報告（書面或電子形式）？資料來源方面：如果你的企業資訊是以大型的電腦系統（例如ERP系統）及骨幹的話，資料科技部（或電腦部）應能給你總體資料。另外，你亦要向各個別部門了解現存有多少報告。
然後將現存的報告數目，除以管理級人員的總數（視乎你的企業情況，這個數目可能包括前線管理人員），得出資訊負荷指數：
資訊負荷指數 ＝ 現存的報告數目／理級人員的總數
假如你的企業現有3000份不同的報告，有200名管理人，那麼，資訊負荷指數便是15。即平均每一位管理人會收到15份報告，你說這是高還是低？
這個指標沒有一個甚麼理想水平，但可以幫助我們反思一下。
要改善便要從各報告的實用性及必需性著眼。
在自己的崗位上看
每位管理人列出所有日常收到、要審閱、及應用的報告（不論是書面或電子形式），如果你發覺你自己也不能列出所有報告，那大概已出了問題！（註：也可能是你的工作能力出了問題 :p）
為每一項評估一下，將其分類為（１）工作上必需；（２）間中應用；或（３）日常不會應用的，並在每一項旁邊標記好（１、２或３）
重新檢閱一次，評估每一項的覆雜性：（ａ）合用－資料已總結分析，能即時應用；（ｂ）半合用－需要對報告的結果再作出整理，才能應用；或（ｃ）原始資料－未曾作出分析，要自行整理，才能應用。並將分類字母標於項目旁
然後，數一下每一分類（即１ａ、２ｃ等）的數目，將你的結果用下列表格形式列出：
（假如你有３份報收到的報告是「必需」而且「半合用」的，那麼在１ｂ格的數目便是３。）製作完成，便可以評估一下你所收到的資料是否能助你快速及有效地管理。最理想的，是１ａ區佔多，其餘集中在左上方的幾格；最壞的是集中在左下方１ｃ區。
那可以怎麼做？
可以考慮下列的行動模式。
不要輕視這個課題，很多管理人每天埋頭在文件報告堆中，工作效率低，決策不靈，亦根本沒有細心想過改善這個情況。
資訊應當是管理的助力，若果變成負擔，是否又成了本末倒置？
