不再做電郵的奴隸

Email已是大家日常少不了的東西。工作上「貓」來「貓」去，生活上與親朋連繫，Email都扮演了一定的角色。

的確，十幾年前初用Email時，感到興奮不已，認為書信及傳真等都會成為過去。到了今天，書信、傳真的作用真的已大大降低。以我的公司為例，真正商用的傳真（即扣除宣傳品外），每月不到十份，而且多是政府來的，Fax and Post文件，而大多數與客戶的溝通往還，電郵是首要的工具。

電郵真的十分方便，幾近即時，成本低。但也帶來不少問題。例如：

• 因過多的電郵而感到困擾，我的問題不算嚴重，有些朋友的郵箱每天收到數百封電郵，積存過千未處理的電郵。
• 很多的垃圾郵件，以及親朋的「友好但沒多大值價」的轉寄電郵。
• 很多的CC（被知會）郵件，看又不是，不看又好像有問題。

當方便變成負累時，便應好好地想方法應付。

我個人很久已前開始一個「零郵件」的政策，經常令 inbox 保持沒有或極少郵件的狀態，不但減少了「待閱」的郵件，而且心情也因 inbox 的零庫存而感到輕鬆。這做法是參考了David Allen的GtD (Getting Things Done) 後想出來的，後來再參考 43Folers 的 Inbox Zero 作修正。

如果你也因為電郵極多或積壓而煩惱，不妨考慮一下這個方法。

1.　設置電郵地址

• 分開工作和私人的電郵地址，不然的話，轉工時便會很混亂。私人電郵地址最好不用 ISP 提供的，否則，轉換 ISP 時又會有問題。我個人的選擇是 Gmail，一來是它的儲存量大，二來是它可以免費用 POP （即以電郵軟件如 Outlook, Thunderbird 等）收件，三來是它可以接收其他郵箱的電郵。
• 用 Gmail, Hotmail 或 Yahoo! Mail 等好處是它們的圾垃電郵處理功能比較強大，不用自己費神去找辦法或軟件去處理。

2.　電郵軟件

• 選定一個電郵軟件。在公司可能要用指定的軟件，個人的電郵則用自己喜好的。由於我將公務與個人郵件一起處理，所以在同一個軟件內設立不同的電郵帳號。我選用的是安全性及擴展性軟高的 Mozilla Thunderbird。
• 設定方面，除了要設立帳號外，就是要定好每個帳號下的資料匣（Folder）。我在收件匣之下設立了兩個資料匣－「待辦」及「存檔」。（有些朋友會按GtD的做法，加入「等待別人」及「資料」，對我來說沒多大作用，所以沒有加入。）亦可考慮設立一個「CC」的資料匣，接收自己只被列入CC人士的電郵。
  
• 然後是設定 Filter Rules （篩選），將自己的電郵為 「ＣＣ」或某些特定不重要的郵件(如從某人或公司來的)加上標記（或移動這些郵件至某資料匣。這樣，新郵件便很容易被辨別，一目瞭然。
• 設定接收電郵的頻率－如果你是經常在電腦前工作的話，每次收到新郵件都可能會分散你的注意力，影響進行中的工作。所以，收件頻率不要設為每幾分鐘一次。我建議是每兩小時一次。如果可以的話，最好是手動接收，每天兩至三次（早上、午飯後及放工前）。

操作方法

心法很簡單：「即時處理」。所有郵件，在收到後立刻閱讀並以下列原則分類及處理：

1. 沒有價值或用途的，立刻刪去。
2. 能在兩分鐘內回覆的，立刻回覆，然後移至「存檔匣」或直接刪去。
3. 要交給別人處理的，立刻轉寄有關人士，並將電郵移至「待辦」（或「等待別人」的資料匣）。由於我在 Thunderbird 加入了擴展功能，我會將電郵的標題加入「等待xxx」的字眼，方便以後搜尋。
4. 不能立刻處理或要花一點時間消化的，移至「待辦」。
5. 一般的CC及消閒電郵，由 Filter 或人手加標記，同時移至「待辦」。

由於你可能積存了過千郵件，所以第一次處理時是最困難的。簡單的方法是：先劃出兩至三小時出來，在不被干擾的情況下開始處理。所有超過一或兩星期的電郵都放進「存檔」，將自己只是屬於CC人物的電郵也存檔，然後按以上五個原則處理。

日常的操作便是簡約的五原則了。每次拉收電郵後按上列五點工作，Inbox 便會空。我的做法是每天撥出時間來處理「待辦」資料匣，例如：

• 閱讀那些CC電郵，沒用的刪去，要行動的就計劃在何時如何做，並將電郵存檔。
• 安排時間處理那些要花時間進行的工作，放進日程表或工作清單中，再將電郵存檔。
• 等候別人的安排何時跟進，放在工作清單中，郵件可刪去或存檔。
• 至於消閒的電郵，有時間則閱讀，沒時間則存檔（如果認為值得看）或刪去。

如此，你的電郵信箱便能真正為你服務，而不再成為負擔。

當然，關鍵是你能否持之以恆，實行即時處理，不對自己說「等明天才處理」等拖延的說話。當你習慣每天處理好你的 Inbox，你便能輕鬆地面對，不會再感到如在大海般的電郵中浮沉。